آموزش حسابداری
انواع سیستم حسابداری
۲۷
فروردین
فروردین
سیستم حسابداری به ثبت و مدیریت و ارائه گزارشات در خصوص تمامی اطلاعات مالی یک کسب و کار کمک می‌کند. تجارت‌های مختلف با هر اندازه‌ای از این سیستم‌های حسابداری برای پیگیری درآمدها، هزینه‌ها، میزان فروش، مالیات و بسیاری صورت‌های مالی دیگر استفاده می‌کنند. این سیستم‌های حسابداری بسته به بزرگ یا کوچک بودن کسب و کار می‌توانند دستی یا کامپیوتری باشند. در ادامه با انواع سیستم حسابداری بیشتر آشنا خواهیم شد و همچنین بهترین سیستم حسابداری را به شما معرفی خواهیم کرد. پس از مطالعه این مطلب در صورت وجود هرگونه ابهام یا سوال، می‌توانید از طریق ثبت سوال خود در قسمت دیدگاه‌ها در زیر همین صفحه، در اسرع وقت به پاسخ سوال خود برسید.
در این نوشتار خواهید خواند:
پنهان
سیستم حسابداری چیست؟
محاسبه سود و زیان و میزان درآمد، یکی از مهمترین نکات در هر کسب و کاری به حساب می‌آید. بدون توجه به این که از کدام یک از سیستم‌های حسابداری استفاده می‌شود، می‌توان اینگونه بیان کرد که بروز نگاه داشتن حساب‌ها در دفتر کل مهمترین بخش فعالیت‌ها در کسب و کار است. شباهت تمام سیستم‌های حسابداری در انجام محاسبات مالی کسب‌و‌کارها همچون درآمدها، هزینه‌ها، بدهی‌ها و … است. در عصر تکنولوژی، حسابدارها از سیستم‌های حسابداری پیشرفته و پیچیده‌ای استفاده می‌کنند که قابلیت‌های فراوانی را دارا می‌باشند. از این امکانات می‌توان به امکاناتی همچون یادآور چک‌ها، قابلیت گزارش‌دهی پیشرفته، سیستم حقوق و دستمزد و بسیاری امکانات دیگر اشاره کرد.
پیش از اینکه سیستم‌های حسابداری به سیستم‌های حسابداری خودکار و اتومات تبدیل شوند، حسابداری به صورت دستی انجام می‌شد، که نه‌تنها کاری دست و پاگیر بود، بلکه جدای از احتمال خطای آن نیاز به زمان فراوانی نیز داشت. حسابداری کامپیوتری توانسته است بار اضافی را از دوش صاحبان کسب و کار و حسابداران بردارد و حسابداری را ساده و قابل‌اعتماد کند. سیستم‌های حسابداری به محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت اسناد حسابداری، بررسی فروش و محاسبات مربوط به آن، مدیریت انبار و دیگر جنبه‌های مالی کسب و کار کمک می‌کند.
همچنین بخوانید: کدینگ حسابداری
انواع سیستم حسابداری
انتخاب یک سیستم حسابداری به میزان سرمایه‌ای که قصد دارید انجام دهید، نیازها و اندازه کسب و کار شما، بستگی دارد. اصلی‌ترین انواع سیستم‌های حسابداری به ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌گردند:
- سیستم حسابداری یک‌طرفه
- سیستم حسابداری دوبل
- سیستم حسابداری دستی
- سیستم حسابداری کامپیوتری
سیستم‌های حسابداری مدرن مانند نرم افزار حسابداری محک، امکانات فراوانی را برای هرچه ساده‌تر کردن مدیریت مالی کسب و کارها ارائه می‌دهند.
سیستم حسابداری یک‌طرفه
یک سیستم حسابداری یک طرفه تمام تراکنش‌های مالی را یک بار وارد می‌کند و تنها یک حساب درگیر می‌باشد. در این نوع از سیستم حسابداری تنها هزینه‌ها و درآمدها و هر کدام در یک ستون ثبت می‌شوند. از طریق محاسبه تفاوت آنها حسابدار یا صاحبان کسب و کار می‌توانند میزان سود یا ضرر را محاسبه کنند. ز طریق این نوع از سیستم حسابداری موارد زیر قابل محاسبه است:
- تاریخ فروش
- توضیح کالای فروخته‌شده
- هزینه کالا
- نوع پرداخت
- مانده حساب
مهمترین مزایای سیستم حسابداری یک طرفه مربوط به سادگی و هزینه پایین می‌باشد. در حقیقت برای استفاده از این سیستم نیاز به هیچگونه آموزش تخصصی و تحصیلات عالی و استخدام یک حسابدار حرفه‌ای نخواهید داشت. از این سیستم بیشتر در کسب و کارهای بسیار کوچک استفاده می‌گردد. استفاده از این سیستم حسابداری به دلیل احتمال خطای بالا در زمان حال بسیار کم است. همچنین در این نوع از سیستم حسابداری هیچ‌کدام از صورت‌های مالی اصلی مانند ترازنامه، صورت معاملات فصلی و … قابل ارزیابی نیستند.
سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه
در سیستم حسابداری دوبل هر فعالیت مالی را در دو حساب ثبت می‌گردد. یکی از این حساب‌ها بدهکاری می‌باشد و حساب دیگر بستانکار می‌شود. به عنوان مثال در صورتی که ۲ میلیون تومان بابت خرید محصول هزینه شود، باید در ۲ حساب با ماهیت‌های بدهکار و بستانکار این مبلغ ثبت شود. نکته اصلی در زمینه سیستم حسابداری دوبل این است که در آخر باید میزان بدهی‌ها با درآمدها برابر شود.
مزیت استفاده از سیستم حسابداری امکان محاسبه تمام فعالیت‌های مالی کسب و کار می‌باشد. سود و زیان از طریق این سیستم و گزارش‌های آن به سادگی قابل محاسبه است. با توجه به اینکه سیستم حسابداری دوطرفه یک سیستم کامل است، استفاده از آن برای هر کسب و کاری که می‌خواهد مدیریت مالی قوی و دقیق بر تجارت خود داشته باشد، واجب است. به عنوان نکته منفی این سیستم می‌توان پیچیدگی این سیستم نسبت به سیستم حسابداری یک‌طرفه و نیاز به استخدام یک حسابدار را بیان کرد.
سیستم حسابداری دوطرفه معمولا توسط کسب و کارهای بزرگ و متوسط با تراکنش‌های بالا استفاده می‌شود. اما این بدان معنا نیست که کسب و کارهای کوچک نمی‌توانند از مزایای این سیستم حسابداری استفاده نمایند. از طریق سیستم حسابداری دوبل می‌توان گزارشات جامعی همچون گزارشات هزینه‌ها، سود و زیان، گزارشات صورت معاملات فصلی، فاکتورهای فروش و … را بدست آورد.
سیستم حسابداری دستی
سیستم حسابداری دستی یک سیستم حسابداری برای ثبت معاملات و فعالیت‌های مالی یک کسب و کار بدون استفاده از سیستم کامپیوتری و نرم افزار حسابداری است. در این نوع از سیستم حسابداری تراکنش‌ها با استفاده از خودکار و دست در دفاتر حسابداری وارد می‌شوند. معمولاً در سیستم حسابداری دستی چند دفتر حسابداری برای انواع حساب‌ها مانند دارایی‌های جاری و غیر‌جاری وجود دارد. از ارقام ثبت‌شده در این دفاتر برای تهیه صورت‌های مالی مختلف استفاده می‌گردد.
به طور معمول، صفحات این دفاتر شامل ۴ یا بیشتر ستون می‌شود که به همراه تعدادی ردیف برای ثبت تاریخ تراکنش، نوع حساب، مقدار، بستانکار یا بدهکار بودن و … برای مشاهده در آینده ایجاد می‌گردد. با توجه به اینکه سیستم حسابداری دستی هزینه پایین‌ترین نسبت به سیستم حسابداری کامپیوتری در بر دارد، کسب و کارهای خیلی کوچک ممکن است از این سیستم حسابداری استفاده نمایند.
سیستم حسابداری کامپیوتری
با وجود اینکه هنوز هم برخی کسب و کارها از سیستم حسابداری دستی استفاده می‌کنند اما بیشتر تجارت‌ها به دلیل ازدیاد تراکنش‌ها امکان استفاده از این نوع از سیستم حسابداری را نخواهند داشت. هرچه فعالیت‌های مالی کسب و کار پیچیده‌تر باشد، نیاز به سیستم حسابداری کامپیوتری بیشتر خواهد شد.
سیستم‌های حسابداری کامپیوتری شامل نرم افزارهایی می‌شوند که در رایانه شرکت و تجارت موردنظر نصب می‌شود و به آنها اجازه محاسبات مالی و تجاری پیچیده را مانند گزارشات سود و زیان، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبان مواد اولیه تولید و … را می‌دهد. همچنین از طریق سیستم حسابداری کامپیوتری امکان مدیریت حساب‌های بانکی، قبوض، محاسبات مالیاتی و … وجود دارد.
سیستم‌های حسابداری کامپیوتری دارای انواع مختلفی می‌باشند که بسته به نوع کسب و کار متفاوت می‌باشند. در قسمت بعد با سیستم حسابداری کامپیوتری بیشتر آشنا خواهید شد.
انواع سیستم حسابداری
طبق قانون تمام کسب و کارها بدون توجه به اندازه آن، ملزم به ثبت اسناد و مدارک مالی و حسابداری خود هستند. همچنین این کسب و کارها باید از یک سیستم و نرم افزار حسابداری مورد تأیید سازمان دارایی استفاده نمایند. نرم افزارهای حسابداری نیز خود دارای انواع مختلفی هستند که بسته به اندازه و نوع کسب و کار، قابلیت‌های آنها تفاوت دارد. در قسمت زیر می‌توانید انواع نرم افزار حسابداری را مشاهده نمایید:
در ابتدا بسته به اندازه و نیاز کسب و کار، نرم افزارهای حسابداری به ۲ سری کلی عمومی و تجاری تقسیم‌بندی می‌شوند.
- سری عمومی:سری عمومی نرم افزار حسابداری مربوط به کسب و کارهای کوچک با تعداد نیروی کم و تراکنش‌های پایین و امکانات موردنیاز کم می‌باشد. در سری عمومی قابلیت‌های اصلی حسابداری مانند: ثبت خرید، فروش، دریافت، پرداخت، صدور و تنظیم و چاپ فاکتور، گزارش سود و زیان، ثبت سند حسابداری، تعریف کد حسابداری، ثبت فرمول تولید پایه، و … وجود دارد. در این سری از نرم افزارها نیز بسته به نوع کسب و کار، نرم افزار با سطح امکانات مختلف را می‌توان انتخاب کرد ولی در هر صورت میزان امکانات نرم افزار انتخاب شده از سری تجاری نرم افزار حسابداری کمتر خواهد بود.
- سری تجاری:سری تجاری نرم افزارهای حسابداری برای کسب و کارهای بزرگ و متوسط که نیاز به امکانات و گزارشات مالی گسترده‌تری هستند، تدارک دیده شده است. به عنوان مثال امکان ثبت ویزیتور در نرم افزار حسابداری یا امکان ثبت طرح های تشویقی فروش جهت اعمال اتوماتیک تخفیفات و اشانتیون با شرایط مختلف در نرم افزار، ثبت گروهی اسناد حسابداری و … فقط در سری تجاری از نرم افزارهای حسابداری قرار دارند.
پس از انتخاب سری نرم افزار حسابداری با توجه اندازه کسب و کار، نوبت به انتخاب نوع نرم افزار حسابداری بر اساس نوع کسب و کار است. هر سری از نرم افزارهای حسابداری به ۴ نوع تقسیم‌بندی می‌شود. در قسمت زیر می‌توانید انواع نرم افزارهای حسابداری را مشاهده نمایید:
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی:فروشگاه ها دارای فعالیت‌های متنوع و حجم تراکنش‌های مختلفی هستند که برای مدیریت فرآیندهای مالی خود باید به ثبت دقیق و یکپارچه اطلاعات بپردازند. از آنجایی که فروشگاه ها عموماً از حسابدار استفاده نمی‌کنند و صاحبان کسب و کار خود مسئولیت ثبت اطلاعات مالی را برعهده می‌گیرند، استفاده از یک نرم افزار حسابداری با کاربری آسان بسیار حائز اهمیت است.
- نرم افزار حسابداری شرکتی-خدماتی:طبق قانون تمامی شرکت ها باید به طور منظم اطلاعات خود را در دفاتر مالی وارد کنند و از آنجایی که این امر می‌تواند به شدت وقت گیر باشد، نرم‌افزارهای حسابداری به کمک شرکت ها آمده‌اند تا فرآیند ثبت، طبقه بندی و گزارش گیری با بالاترین سرعت و دقت انجام شود.
- نرم افزار حسابداری تولیدی:نرم افزار حسابداری تولیدی امکان محاسبه‌ی بهای تمام شده کالا ساخته شده، تعریف فرمول تولید، اندازه گیری ضایعات تولید، فروش تولید هم‌زمان و … را در دو سری عمومی و تجاری فراهم می‌آورد که سری عمومی مخصوص کارگاه‌ها و کسب و کارهای کوچک و متوسط بوده و سری تجاری مخصوص کسب و کارهای متوسط رو به بالا می‌باشد.
- نرم افزار حسابداری صنفی:ممکن است نوعی از کسب و کار وجود داشته باشد که نیازهای خاص و مربوط به خود را داشته باشد. نرم افزار حسابداری صنفی با توجه به نیاز هر صنف امکانات تخصصی مربوط به آن را ایجاد و تولید نموده است.
حال که با انواع سیستم‌های حسابداری آشنا شدید، می‌توانید برای خرید سیستم حسابداری اقدام نمایید.
نتیجه‌گیری
محاسبه صورت‌های مالی در یک کسب و کار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برای این کار می‌توان از انواع سیستم‌های حسابداری استفاده کرد. این که از کدام‌یک از سیستم‌های حسابداری استفاده شود، کاملاً بستگی به بزرگ یا کوچک بودن و میزان تراکنش‌های این کسب و کار خواهد داشت. پس از این که این موضوع مشخص شد، با توجه به این که سیستم حسابداری یک طرفه و سیستم حسابداری دستی مخصوص کسب و کارهای کوچک با تعداد تراکنش‌های کم است و سیستم‌های حسابداری دوطرفه یا دوبل و کامپیوتری مخصوص کسب و کارهای متوسط و بزرگ است، بهترین سیستم حسابداری برای کسب و کار مورد نظر انتخاب خواهد شد.
سوالات متداول در زمینه انواع سیستم حسابداری
چند نوع سیستم حسابداری وجود دارد؟
بسته به نوع کسب و کار ۴ نوع سیستم حسابداری وجود دارد:
- سیستم حسابداری یک‌طرفه
- سیستم حسابداری دوطرفه
- سیستم حسابداری دستی
- سیستم حسابداری کامپیوتری
تفاوت سیستم حسابداری یک طرفه و دوطرفه در چیست؟
در سیستم حسابداری یک طرفه هر تراکنش تنها یک بار در دفتر حسابداری ثبت می‌شود، اما در سیستم حسابداری دوبل، هر تراکنش باید در ۲ حساب ثبت شود، یک حساب ماهیت بدهکاری و حساب دیگر ماهیت بستانکاری دارد.
در کدام سیستم حسابداری نیاز به استخدام حسابدار وجود ندارد؟
تنها در سیستم حسابداری یک طرفه نیازی به استخدام حسابدار وجود ندارد.
منابع:
https://tallysolutions.com/accounting/accounting-system/
https://www.skynova.com/learn/accounting/accounting-systems
