سیستم حسابداری

به طور کلی سیستم‌های حسابداری برای محاسبه هزینه‌ها و فعالیت‌های مالی یک تجارت استفاده می‌شود. این سیستم‌های حسابداری به صاحبان کسب و کار کمک می‌کنند برای آینده تجارتشان برنامه ریزی مناسبی را انجام دهند. اما تعریف یک سیستم حسابداری چیست؟ سیستم‌های حسابداری مختلفی وجود دارند که داده‌ها و گزارشات مختلفی را به صاحبان کسب و کارها ارائه می‌دهند. اما انواع نرم افزارهای حسابداری کدامند؟ اگر برای شما نیز این سوالات به وجود آمده است، در ادامه مقاله سیستم حسابداری که به همت تیم محتوا سایت محک شاپز نگارش شده است، با ما همراه باشید. پس از مطالعه این مقاله، در صورت بروز هرگونه ابهام می‌توانید از طریق ثبت سوال خود در قسمت دیدگاه‌ها در زیر همین صفحه، پاسخ سوال خود را در اسرع وقت دریافت نمایید.

یک سیستم حسابداری، مجموعه‌ای از اجزاء حسابداری است که تمام تراکنش‌های مالی یک کسب و کار را به صورت‌های مالی و گزارشات کاربردی تبدیل و ارائه می‌دهد. این گزارشات می‌تواند برای صاحبان تجارت دید وسیعی برای نظارت و بهبود کسب کارشان، دهد. با وجود اینکه سیستم حسابداری می‌تواند به صورت سنتی و کاغذی باشد، بیشتر کسب و کارها به دلیل مشکل بودن این نوع از سیستم حسابداری، روی به نرم افزار حسابداری می‌آورند. نرم افزارهای حسابداری به دلیل سرعت بالا، امکانات متنوع و خطای کمتر از محبوبیت بالاتری برخوردار هستند.

قدیمی‌ترین سوابق حسابداری کشف‌شده، در خاورمیانه یافت شده و قدمت آن به بیش از ۷۰۰۰ سال پیش بازمیگردد. برای حاکمان زمان‌های قدیم بسیار مهم بود که بتوانند درآمد و مخارج خود را محاسبه کنند و از آنها اطلاع داشته باشند. دلیل این موضوع احتمالاً محاسبه میزان مالیاتی بوده که قصد دریافت از شهروندان خود داشتند. در اواخر قرن ۱۴ میلادی، لوکا پاچیولی از طریق ابداع سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه که توسط تاجران ایتالیایی استفاده می‌شد، نام خود را به عنوان پدر حسابداری در تاریخ ثبت کرد. بیشتر نرم افزارهای حسابداری در حال حاضر از سیستم حسابداری دوبل استفاده می‌کنند. احتمالاً معروف‌ترین جمله لوکا پاچیولی جمله زیر است:

تا وقتی که حساب‌های بدهکار و بستانکار با هم برابر نشدند، به خواب نروید.

سیستم‌های حسابداری مدرن

تاریخچه به وجود آمدن سیستم حسابداری مدرن به سال ۱۸۸۰، وقتی که اولین دستگاه حسابداری توسط شخصی به نام هرمان هولریث اختراع شد، برمی‌گردد. این دستگاه که به ماشین جدولبندی شناخته می‌شود، از کارت‌های پانچ (کارت پانچ یا کارت سوراخ‌شده یکی از روش‌های قدیمی برای ورود اطلاعات به رایانه و سایر وسایل الکترونیکی و مکانیکی است که از طریق سوراخ‌هایی کوچک در محل‌های از پیش تعیین شده بر روی یک کارت کاغذی ایجاد می‌شود، کار می‌کرد.) برای اضافه کردن عدد به یک کارت پانچ کلی استفاده می‌کرد. آن کارت پانچ کلی نیز برای بدست آوردن رقم کل استفاده می‌شد. همچنین هولریث، شرکتی را تأسیس کرد که بعداً از طریق ادغام شدن، به یکی از اجزای اصلی شرکت IBM، تبدیل شد.

در قرن بیستم میلادی و با پیشرفت تکنولوژی سیستم‌های کامپیوتری و به خصوص به وجود آمدن رایانه‌های شخصی یا همان Personal Computer (PC)، دسترسی مردم عادی به یک سیستم کاربردی ایجاد شد. این بدان معنی است که دسترسی مردم عادی به یک سیستم حسابداری که همه محاسبات را به طور کامل انجام می‌دهد، ایجاد شد. از اولین سیستم‌های حسابداری که بر پایه DOS کار می‌کردند تا پیشرفته‌ترین نرم افزارهای حسابداری حال حاضر مانند نرم افزار حسابداری محک، همگی با هدف انجام فرایندهای حسابداری و عمل کردن در قالب یک سیستم حسابداری ایجاد شده‌اند.

یک سیستم حسابداری به صورت کلی می‌تواند حوزه‌های مهمی از یک مجموعه و کسب و کار که شامل مواردی همچون خرید و فروش کالا و خدمات، محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان مجموعه، محاسبات حسابداری مجموعه مانند بدهی‌ها، فروش سهام شرکت، پرداخت سود وام و وام‌گیرنده و … می‌شود. اجزای یک سیستم حسابداری نیز شامل حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، صورتحساب‌ها، دارایی‌های ثابت، انبار و موجودی کالا و سیستم حقوق و دستمزد و … است. بسته به نوع و بزرگ یا کوچک بودن کسب و کار و نیازهای آن، نوع نرم افزار حسابداری نیز متفاوت می‌باشد. سیستم‌های حسابداری به صورت کلی می‌توانند انواع داده‌ها و محاسبات و ورودی‌ها را پردازش کنند و گزارشات مفید برای تصمیم‌گیری درست مدیران برای بهبود کیفیت و بازده کار کسب و کار را ارائه دهند. اصلی‌ترین قابلیت‌ها و مزیت‌های یک سیستم حسابداری پیشرفته شامل موارد زیر می‌شود:

• هزینه‌ها: میزان پولی که از کسب و کار برای خرید کالا و خدمات خارج می‌شود را، هزینه می‌گویند. در نرم افزارهای حسابداری سنتی مانند اکسل، لازم است هر هزینه را به صورت دستی و جداگانه وارد کنید و موجودی آن را نیز دستی تغییر دهید و همچنین دسته‌بندی آن را نیز به صورت جداگانه و دستی تغییر دهید. همچنین هرگونه تغییری باید به صورت دستی و جداگانه برای هر هزینه انجام شود. اما در نرم افزارهای پیشرفته و خودکار مانند نرم افزار حسابداری محک، تمام عملیات‌های دسته‌بندی و تغییر موجودی و دسته‌بندی هر هزینه و … به صورت خودکار انجام می‌شود و دیگر نگرانی از بابت خطا نخواهید داشت.
• فاکتور فروش و میزان درآمد: برای تشخیص سلامت و سودده بودن کسب و کار و مدیریت جریان سرمایه، لازم است که درک درستی از میزان درآمد واقعی و خالص کسب و کار داشته باشیم. به طور معمول درآمد از طریق فروش و فاکتورهای فروش ایجاد می‌شود. البته ممکن است در برخی موارد درآمد از طریق روش‌های دیگری همچون سود وام یا سرمایه‌گذاری و … ایجاد شود. با استفاده از برخی از نرم افزارهای حسابداری حرفه‌ای به عنوان سیستم حسابداری کسب و کار، امکان ثبت، طراحی، ویرایش و چاپ فاکتور و بررسی سود آن فاکتور به صورت آنی و یا پیگیری زمان پرداخت آن وجود دارد. ساخت یک فاکتور فروش حرفه‌ای و زیبا، بخش مهمی از ساخت تجربه مثبت، اعتماد و رضایت مشتری است.
• بدهی‌ها: به غیر از هزینه‌ها که مربوط به خرید کالا و خدمات می‌شوند، هزینه‌های دیگری وجود دارند که در دسته‌بندی بدهی‌ها یا حساب‌های پرداختنی قرار می‌گیرند. از این هزینه‌ها می‌توان به مواردی همچون وام‌های بانکی برای شروع کار، اجاره و … اشاره کرد. یک سیستم حسابداری کاربردی امکان ثبت این دست از هزینه‌ها و بروزرسانی خودکار مانده حساب را دارد.
• گزارش سود و زیان: این صورت مالی یکی از اصلی‌ترین صورت‌های مالی است که در تمام سیستم‌های حسابداری حرفه‌ای قابلیت محاسبه آن وجود دارد. گزارش سود و زیان یک سند حسابداری که مشخص کننده تمام درآمدها و هزینه‌های یک تجارت در یک فاصله زمانی است. سود و زیان یکی از اصلی‌ترین گزارشاتی است که در اظهارنامه مالیاتی کسب و کار قرار می‌گیرد و سازمان امور مالیاتی کشور از طریق آن مالیات کسب و کار را مشخص می‌کند.

بیشتر بخوانید: کدینگ حسابداری چیست؟

با وجود اینکه سیستم‌های حسابداری مختلفی وجود دارد، تمام این سیستم‌های حسابداری در قالب ۲ دسته بندی جامع قرار می‌گیرند. سیستم حسابداری یک طرفه و سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه دسته‌بندی‌های اصلی در انواع سیستم‌های حسابداری هستند. در قسمت زیر می‌توانید تعریف کلی این دو سیستم حسابداری را مطالعه فرمایید:

1. سیستم حسابداری یک طرفه:

سیستم حسابداری یک طرفه فقط توسط کسب و کارهای کوچک و تک نفره قابل استفاده است. اکسل یکی از نمونه‌های سیستم حسابداری یک‌طرفه به حساب می‌آید. در سیستم حسابداری یک طرفه به صورت کلی هزینه‌ها در یک ستون و درآمدها در ستونی دیگر قرار می‌گیرد و تفاوت آنها نشان‌دهنده سود یا ضرر کسب و کار به حساب می‌آید. از طریق این نوع از سیستم حسابداری موارد زیر قابل محاسبه است:

• تاریخ فروش
• توضیح کالای فروخته‌شده
• هزینه کالا
• نوع پرداخت
• مانده حساب

استفاده از این سیستم حسابداری به دلیل احتمال خطای بالا در زمان حال بسیار کم است.

سیستم حسابداری دوبل نسبت به سیستم حسابداری یک طرفه بسیار پیچیده‌تر است و نیاز به استفاده از نرم افزارهای حسابداری خواهد داشت. به دلیل مزایای بیشتری که این سیستم حسابداری نسبت به سیستم حسابداری یک طرفه دارد، در حال حاضر تقریباً برای حسابداری تمام کسب و کارها از این سیستم حسابداری استفاده می‌شود. از طریق سیستم حسابداری دوبل امکان محاسبات پیچیده و پیشرفته‌تر و گزارشات کاربردی‌تر به وجود می‌آید. همچنین این نوع از سیستم حسابداری دارای خطای کمتری بوده و به واسطه آن، قابل اعتمادتر خواهد بود.

سیستم حسابداری دوطرفه معمولا توسط کسب و کارهای بزرگ و متوسط با تراکنش‌های بالا استفاده می‌شود. اما این بدان معنا نیست که کسب و کارهای کوچک نمی‌توانند از مزایای این سیستم حسابداری استفاده نمایند.

از طریق سیستم حسابداری دوبل می‌توان گزارشات جامعی همچون گزارشات هزینه‌ها، سود و زیان، گزارشات صورت معاملات فصلی، فاکتورهای فروش و … را بدست آورد.

انواع نرم افزار حسابداری:

همانطور که در قسمت قبل بیان شد در سیستم حسابداری دوطرفه امکان حسابداری به روش سنتی وجود ندارد و نیاز به یک نرم افزار حسابداری است. علاوه بر این طبق قانون تمام کسب و کارها بدون توجه به اندازه آن، ملزم به ثبت اسناد و مدارک مالی و حسابداری خود هستند. همچنین این کسب و کارها باید از یک سیستم و نرم افزار حسابداری مورد تأیید سازمان دارایی استفاده نمایند. نرم افزارهای حسابداری نیز خود دارای انواع مختلفی هستند که بسته به اندازه و نوع کسب و کار، قابلیت‌های آنها تفاوت دارد. در قسمت زیر می‌توانید انواع نرم افزار حسابداری را مشاهده نمایید:

در ابتدا بسته به اندازه و نیاز کسب و کار، نرم افزارهای حسابداری به ۲ سری کلی عمومی و تجاری تقسیم‌بندی می‌شوند.

1. سری عمومی: سری عمومی نرم افزار حسابداری مربوط به کسب و کارهای کوچک با تعداد نیروی کم و تراکنش‌های پایین و امکانات موردنیاز کم می‌باشد. در سری عمومی قابلیت‌های اصلی حسابداری مانند: ثبت خرید، فروش، دریافت، پرداخت، صدور و تنظیم و چاپ فاکتور، گزارش سود و زیان، ثبت سند حسابداری، تعریف کد حسابداری، ثبت فرمول تولید پایه، و … وجود دارد. در این سری از نرم افزارها نیز بسته به نوع کسب و کار، نرم افزار با سطح امکانات مختلف را می‌توان انتخاب کرد ولی در هر صورت میزان امکانات نرم افزار انتخاب شده از سری تجاری نرم افزار حسابداری کمتر خواهد بود.
2. سری تجاری: سری تجاری نرم افزارهای حسابداری برای کسب و کارهای بزرگ و متوسط که نیاز به امکانات و گزارشات مالی گسترده‌تری هستند، تدارک دیده شده است. به عنوان مثال امکان ثبت ویزیتور در نرم افزار حسابداری یا امکان ثبت طرح های تشویقی فروش جهت اعمال اتوماتیک تخفیفات و اشانتیون با شرایط مختلف در نرم افزار، ثبت گروهی اسناد حسابداری و … فقط در سری تجاری از نرم افزارهای حسابداری قرار دارند.

پس از انتخاب سری نرم افزار حسابداری با توجه اندازه کسب و کار، نوبت به انتخاب نوع نرم افزار حسابداری بر اساس نوع کسب و کار است. هر سری از نرم افزارهای حسابداری به ۴ نوع تقسیم‌بندی می‌شود. در قسمت زیر می‌توانید انواع نرم افزارهای حسابداری را مشاهده نمایید:

1. نرم افزار حسابداری فروشگاهی: فروشگاه ها دارای فعالیت‌های متنوع و حجم تراکنش‌های مختلفی هستند که برای مدیریت فرآیندهای مالی خود باید به ثبت دقیق و یکپارچه اطلاعات بپردازند. از آنجایی که فروشگاه ها عموماً از حسابدار استفاده نمی‌کنند و صاحبان کسب و کار خود مسئولیت ثبت اطلاعات مالی را برعهده می‌گیرند، استفاده از یک نرم افزار حسابداری با کاربری آسان بسیار حائز اهمیت است.
2. نرم افزار حسابداری شرکتی-خدماتی: طبق قانون تمامی شرکت ها باید به طور منظم اطلاعات خود را در دفاتر مالی وارد کنند و از آنجایی که این امر می‌تواند به شدت وقت گیر باشد، نرم‌افزارهای حسابداری به کمک شرکت ها آمده‌اند تا فرآیند ثبت، طبقه بندی و گزارش گیری با بالاترین سرعت و دقت انجام شود.
3. نرم افزار حسابداری تولیدی: نرم افزار حسابداری تولیدی امکان محاسبه‌ی بهای تمام شده کالا ساخته شده، تعریف فرمول تولید، اندازه گیری ضایعات تولید، فروش تولید هم‌زمان و … را در دو سری عمومی و تجاری فراهم می‌آورد که سری عمومی مخصوص کارگاه‌ها و کسب و کارهای کوچک و متوسط بوده و سری تجاری مخصوص کسب و کارهای متوسط رو به بالا می‌باشد.
4. نرم افزار حسابداری صنفی: ممکن است نوعی از کسب و کار وجود داشته باشد که نیازهای خاص و مربوط به خود را داشته باشد. نرم افزار حسابداری صنفی با توجه به نیاز هر صنف امکانات تخصصی مربوط به آن را ایجاد و تولید نموده است.

حال که با انواع سیستم‌های حسابداری آشنا شدید، می‌توانید برای خرید سیستم حسابداری اقدام نمایید.

منابع:

https://gocardless.com/guides/posts/what-is-an-accounting-system/

https://debitoor.com/dictionary/accounting-system