حسابداری فروشگاه اینترنتی

در مسیر راه اندازی کسب و کار اینترنتی نقاط عطف و لحظات مهم فراوانی وجود دارد. روزی که اولین محصول تان آماده می‌شود، روزی که فروشگاه اینترنتی خود را راه‌اندازی می‌کنید و روزی که اولین فروش خود را تجربه می‌کنید. کسب درآمد کاری هیجان انگیز است. اما قبل از اینکه بتوانید با خیال راحت از درآمد خود استفاده کنید، باید برنامه‌ای برای مدیریت درآمد و هزینه کسب‌وکارتان داشته باشید.

در این مطلب از وب‌سایت نرم افزار حسابداری محک شاپز ۴ نکته مهم  از جمله تعریف حسابداری مشاغل اینترنتی، روش‌های حسابداری مشاغل اینترنتی و آنلاین و روش اتصال نرم افزار حسابداری به فروشگاه اینترنتی را به شما خواهیم آموخت.

حسابداری فروشگاه اینترنتی شامل ثبت، دسته‌بندی و مرتب‌سازی و مدیریت تمام اطلاعات مالی و تراکنش‌های یک کسب‌وکار اینترنتی می‌باشد. حسابداری فروشگاه اینترنتی جزئی از علم حسابداری است که برای رفع نیازهای به‌خصوص فروشگاه ها به وجود آمده است. در حسابداری مشاغل اینترنتی اصلی‌ترین کار دسته‌بندی تراکنش‌ها در دسته‌های هزینه و درآمد می‌باشد.

حسابداری فروشگاه اینترنتی شاید کاری ساده به نظر برسد؛ اما دارای جزئیات و نکاتی است که می‌تواند برای اشخاص تازه‌کار مشکل باشد. یکی از بخش‌هایی که ممکن است برای شما مشکل ایجاد کند، درک اصطلاحات تخصصی حسابداری است. برای راحت‌تر شدن کار ، در این قسمت مهم‌ترین اصطلاحات حسابداری فروشگاه اینترنتی را به شما معرفی می‌کنیم:

• سفارش خرید (Purchase Order): یکی از اسناد تجاری بااهمیت در حسابداری فروشگاه اینترنتی سفارش خرید می‌باشد. سفارش خرید یک سند تجاری می‌باشد که در آن نوع و تعداد کالاها یا خدماتی که خریدار نیاز دارد به همراه هزینه تعهد شده که بابت آن کالا یا خدمات توسط خریدار به فروشنده پرداخت می‌شود، ذکر شده است. این سند تجاری اولین ارتباط بین خریدار و فروشنده می‌باشد.
• سفارش فروش (Sales Order): سفارش فروش یک سند تجاری می‌باشد که توسط فروشنده در جواب سفارش خرید توسط فروشنده تهیه و در آن جزئیات فروش ذکر می‌شود. در سند سفارش فروش اطلاعات خریدار، توضیحات و تعداد اجناس فروخته شده، میزان فروش، اطلاعات پرداخت و آدرس و تاریخ ارسال ذکر می‌شود.
• حساب‌های پرداختنی و دریافتنی (Accounts payable and accounts receivable): حساب‌های دریافتنی شامل پولی است که یک کسب‌وکار برای ارائه و تحویل کالا یا خدمات باید دریافت کند؛ ولی هنوز توسط مشتری پرداخت نشده است. در مقابل حساب‌های پرداختنی مربوط به کالا یا خدماتی است که یک کسب‌وکار از تأمین‌کنندگان خود دریافت کرده؛ ولی هنوز پولی بابت آن پرداخت نکرده است.
• بهای تمام شده کالا (Cost of goods sold (COGS)): این مورد به کل هزینه مستقیم انجام شده برای یک کالا تا زمانی که به دست مصرف‌کننده برسد، اشاره دارد. این اصطلاح حسابداری معمولاً توسط محاسبه هزینه ارسال، انبارداری، هزینه بسته‌بندی و هر هزینه مستقیم مرتبط با کالای موردنظر به دست می‌آید. نکته‌ای که باید در نظر داشته باشید این است که بهای تمام شده کالا هزینه‌های سربار مانند بازاریابی، اجاره مکان و … را در بر نمی گیرد.
• مالیات بر ارزش‌افزوده (VAT): مالیات بر ارزش‌افزوده نوعی مالیات غیرمستقیم است که خریدار در هنگام خرید به همراه هزینه کالا یا خدمات موردنظر پرداخت می‌کنند. مالیات بر ارزش‌افزوده پرداخت شده توسط خریداران باید توسط فروشنده به خزانه دولت پرداخت شود.
• مالیات کسب‌وکارهای اینترنتی (Ecommerce sales tax): این مورد به مالیاتی که باید توسط فروشگاه اینترنتی به سازمان امور مالیاتی پرداخت گردد، اشاره دارد. مالیات کسب‌وکارهای اینترنتی بر اساس میزان درآمد آنها و بین ۱۵ تا ۲۵ درصد از سود به‌دست‌آمده محاسبه می‌گردد.

مانند حسابداری دیگر کسب‌وکارها، حسابداری مشاغل اینترنتی نیز شامل وظایف حسابداری پایه‌ای (مانند مدیریت فاکتورها، مدیریت حقوق و دستمزد و ترازنامه)، حسابداری، گزارش‌گیری تخصصی و همچنین برنامه‌ریزی (مانند تهیه صورت‌های مالی و ایجاد یک برنامه مالیاتی منظم) می‌باشد. مدیریت مالیات، حسابداری، و برنامه رشد کسب‌وکار معمولاً اصلی‌ترین حوزه‌های حسابداری فروشگاه اینترنتی می‌باشند.

۱.مدیریت مالیات

مدیریت مالیات می‌تواند امری پیچیده باشد.در واقع اشتباه در ارائه سندهای مالیاتی می‌تواند آسیب های مالی جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد. به همین دلیل مدیریت مالیات یکی از اصلی‌ترین بخش‌های حسابداری مشاغل اینترنتی می‌باشد. بر اساس اطلاعیه سازمان امور مالیاتی کشور، مشاغلی اینترنتی موظف‌اند تا ۴ ماه پس از شروع فعالیت خود در فضای اینترنتی، پرونده مالیاتی تشکیل دهند. تکالیف مالیاتی کسب‌وکارهای اینترنتی حقیقی و حقوقی متفاوت خواهد بود.

گروه اول باید در پایان سال دفاتر مالی‌شان را پلمب کرده و اظهارنامه مالیاتی را تسلیم کنند. گروه دوم نیاز به پلمب دفاتر ندارند و باید ماهانه و سالانه فرم‌هایی را تکمیل و به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند.

۲.حسابداری

حسابداری درست یکی از پایه‌های اصلی هر کسب‌وکار است. حسابداری شامل ثبت و دسته‌بندی درآمد و هزینه‌ها، مدیریت موجودی و بررسی ترازنامه‌ها می‌باشد. همچنین در حسابداری فروشگاه‌های اینترنتی مرجوعی کالا (Customer Return) نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد.

این مورد می‌تواند باعث بهبود وفاداری مشتری و مشکل در حسابداری فروشگاه گردد. بررسی اشتباه حتی یک محصول مرجوعی می‌تواند باعث خراب‌شدن کل گزارشات حیاتی از جمله فروش، انبارداری، هزینه‌ها و مالیات گردد. استفاده از یک نرم افزار حسابداری کاربردی بهترین راه‌حل برای این مشکل است. با حل این مشکل می‌توانید امکان مرجوع کردن کالا را برای مشتریان خود فراهم آورید و احتمال تبدیل آنها به مشتریان وفادار را افزایش دهید.

۳.برنامه رشد کسب‌وکار

چیزهای کمی وجود دارند که به اندازی پیشرفت کسب‌وکار هیجان‌انگیز باشند. خوشبختانه حسابداری کسب‌وکار اینترنتی چیزی بیش از یک تکلیف برای صاحبان مشاغل است. از طریق حسابداری فروشگاه اینترنتی تمام اطلاعات لازم برای رسیدن به اهداف کسب‌وکارتان را به دست می‌آورید. حسابداری فروشگاه اینترنتی می‌تواند در به‌دست‌آوردن موارد زیر به شما یاری رساند:

• چه محصولات یا خدماتی بیشترین سود را برای تجارت شما داشته‌اند.
• تغییرات سود شما در گذر زمان
• بیشترین هزینه و بدهی‌ها
• موقعیت‌های افزایش حاشیه سود

همچنین حسابداری فروشگاه اینترنتی می‌تواند معیارهای مالی را برای اندازه‌گیری موفقیت در سرمایه‌گذاری‌های جدید شما فراهم ‌آورد (به‌عنوان‌مثال می‌توانید ROI یا همان میزان بازگشت سرمایه را در یک کمپین بسنجید) و از طریق آن حرکت بعدی خود را انتخاب نمایید. آیا می‌توانید برند رقیب خود را بخرید؟ یا سالانه چقدر برای حمل‌ونقل کالاهای خود هزینه می‌کنید و اگر انبار خود را به مکانی دیگر منتقل کنید، به‌صرفه‌تر خواهد بود؟ فصل‌های شلوغ کسب‌وکارتان کدام است؟

حسابداری فروشگاه اینترنتی همچنین شامل تهیه گزارش‌های همچون صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی نیز می‌شود. به این گزارشات می‌توانید به‌عنوان کتابچه راهنمای کسب‌وکار نگاه کنید. گزارشات مالی کسب‌وکارتان شامل هرآنچه باید راجع به کسب‌وکارتان بدانید می‌شود.

حسابداری شامل بررسی تمام تراکنش‌ها، موجودی و داده‌های مالی یک کسب‌وکار می‌شود. این شامل جریان نقدی، سود ناخالص، ترازنامه و صورت سود و زیان می‌شود.

• جریان نقدی (Cash Flow): جریان نقدی انتقال سرمایه به داخل و خارج یک کسب‌وکار را نشان می‌دهد. مدیریت جریان نقدی می‌تواند برای به سرانجام رساندن تمام تعهدات و جلوگیری از ایجاد بدهی ناخواسته کمک کند.
• سود ناخالص (Gross Profit): یکی از اصلی‌ترین معیارها و اصطلاحات حسابداری یک کسب‌وکار، سود ناخالص می‌باشد. برای به‌دست‌آوردن این معیار باید بهای کالا را از درآمد کل کم کنید.
• حاشیه سود ناخالص (Gross margins): حاشیه سود ناخالص توسط همان اطلاعاتی که برای سود ناخالص استفاده می‌شود، به دست می‌آید. تفاوت این معیار با سود در درصدی بودن آن می‌باشد. فرمول محاسبه حاشیه سود ناخالص به‌صورت زیر می‌باشد:
  حاشیه سود ناخالص = درآمد / (بهای تمام شده کالا – درآمد)
  به‌عنوان‌مثال اگر فروشگاه اینترنتی شما ۱۰ میلیون تومان کالا فروخته باشد و بهای تمام شده کالای موردنظر ۴ میلیون تومان باشد، سود ناخالص شما ۶ میلیون تومان بوده و حاشیه سود ناخالص شما ۶۰ درصد خواهد بود.
• ترازنامه (Balance sheets): ترازنامه شما شامل ۳ بخش اصلی خواهد بود. دارایی‌ها (کالاهای در انبار، حساب‌های دریافتنی، نقدینگی)، بدهی‌ها (حساب‌های پرداختنی، حقوق و دستمزد و مالیات) و سهام ترکیبی سهام‌داران ۳ بخش اصلی ترازنامه شما را تشکیل می‌دهند.
• صورت سود و زیان (Profit and Loss): صورت سود و زیان دید جامعی از سودآوری کسب‌وکار شما در بازه زمانی خاصی ارائه می‌دهد. این صورت مالی از طریق کسر تمام هزینه‌ها (از جمله بهای تمام شده کالا، هزینه‌های بازاریابی، هزینه‌های سربار و حقوق و دستمزد) از کل درآمد به دست می‌آید. اگر این عدد مثبت باشد، کسب‌وکار شما سودآور بوده است. اما اگر این عدد منفی باشد، کسب‌وکار شما در بازه زمانی موردنظر ضرر کرده است.

در حال حاضر روش‌های مختلفی برای حسابداری مشاغل اینترنتی وجود دارد. به‌عنوان‌مثال استفاده از نرم افزارهای حسابداری یا حتی روش سنتی شرکت‌های حسابداری جزء روش‌های حسابداری مشاغل اینترنتی می‌باشد. اما پیش از انتخاب این مورد باید روش ثبت یا مبنای حسابداری خود را انتخاب نمایید. به‌صورت کلی دو مبنای حسابداری وجود دارد: حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی.

حسابداری نقدی

مبنای حسابداری نقدی بر اساس میزان انتقال پول محاسبه می‌شود. بر اساس حسابداری نقدی سند حسابداری تنها زمانی در سیستم حسابداری ثبت می‌شود که هزینه کالا یا خدمات موردنظر توسط مشتری پرداخت می‌شود. همچنین درزمان خرید نیز تنها زمانی سند حسابداری ثبت خواهد شد که مبلغ موردنظر توسط شما پرداخت شود.

حسابداری تعهدی

بر خلاف حسابداری نقدی در حسابداری تعهدی سیستم حسابداری ملزم است در لحظه عقد قرارداد یا انجام معامله بلافاصله درآمد یا هزینه‌های مذکور را در دفاتر حسابداری در قسمت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی و یا هزینه‌ها و درآمد‌های محقق نشده ثبت نماید. سودهای سهام، هزینه‌های استهلاک، چک‌های پرداختنی و حساب‌های معین همه‌ وهمه از روش حسابداری تعهدی نشئت گرفته‌اند. پس از اینکه مبنای حسابداری خود را مشخص کردید می‌توانید یکی از روش‌های حسابداری زیر را برای حسابداری فروشگاه اینترنتی خود انتخاب نمایید:

·       اتصال فروشگاه اینترنتی به نرم افزار حسابداری

با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای حسابداری باهدف ساده‌سازی و اتوماسیون فرایندهای حسابداری کسب‌وکارها به وجود آمدند. از طریق نرم افزارهای حسابداری می‌توانید به‌راحتی تمام تراکنش‌های کسب‌وکار خود را ثبت و گزارشات کاربردی و حیاتی کسب‌وکار اینترنتی خود را به‌صورت کاملاً خودکار دریافت نمایید.

نرم افزار حسابداری محک یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری است که با رابط کاربری ساده و از طریق افزونه بازارا و اتصال به وب‌سایت شما امکان حسابداری بدون نیاز به حسابدار را برای شما فراهم می‌آورد. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحه افزونه بازارا مراجعه نمایید. یکی از امکانات شگفت‌انگیز این افزونه امکان مدیریت موجودی وب‌سایت شما از طریق نرم افزار حسابداری محک می‌باشد.

بسیاری از کسب‌وکارهای اینترنتی به‌صورت کامل به نرم افزارهای حسابداری وابسته هستند. با استفاده از نرم افزار حسابداری می‌توانید صرفه‌جویی بسیاری در زمان و هزینه از طریق خودکارسازی فرایندها و عدم استخدام حسابدار انجام دهید. البته اگر در کنار نرم افزار حسابداری از حسابدار نیز استفاده نمایید می‌توانید با خیالی آسوده به پیشرفت کسب‌وکار خود بپردازید.

·       استخدام حسابدار

صاحبان مشاغل کوچک گزینه‌های مختلفی برای انجام فرایندهای حسابداری خود دارند. به‌عنوان‌مثال این کسب‌وکارها می‌توانند یک حسابدار یا یک تیم حسابداری را برای نظارت بر عملکردهای مالی خود استخدام کنند و یا می‌توانند با یک شرکت حسابداری خارجی قرارداد ببندند. هرکدام از این گزینه‌ها مزایا و معایب خود را دارند. بسیاری از حسابدارها در شاخه‌ای تخصصی مانند حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، بیمه، مالیات و … مشغول فعالیت می باشند.

کسب‌وکارهای بزرگ‌تر می‌توانند حسابداران کم‌تجربه‌تر را استخدام و آموزش دهند تا تبدیل به یک حسابدار باتجربه شوند. اما کسب‌وکارهای کوچک‌تر همیشه باید با حسابداران باتجربه‌ای در ارتباط باشند که بتوانند به‌تنهایی وظایف پیچیده مالی را مدیریت و به صاحبان مشاغل گزارش دهند. یک مزیت بزرگ استخدام حسابدار، ارائه گزارشات و راهنمایی مداوم برای پیشرفت کسب‌وکار می‌باشد. کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند برای رسیدن به سود بیشتر برنامه‌ریزی بلندمدت داشته باشند.

·       بستن قرارداد با شرکت‌های حسابداری

شرکت‌های حسابداری ارگان‌های تخصصی هستند که خدمات حسابداری را از طریق متخصصان حسابداری مانند حسابداران مستقل به کسب‌وکارها ارائه می‌دهند. شرکت‌های حسابداری در شاخه‌های مختلف حسابداری می‌توانند خدمات بهتری ارائه کنند. شرکت‌های حسابداری می‌توانند تمرکز خود را بر روی شاخه به‌خصوصی از حسابداری قرار دهند. به‌عنوان‌مثال کسب‌وکارهای کوچک یا شرکت‌ها می‌توانند هدف این شرکت‌ها باشند.

مزیت استفاده از شرکت‌های حسابداری در اختیار داشتن حسابداران متخصص و قابل‌اعتماد با هزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه می‌باشد. از معایب انتخاب این روش حسابداری کسب‌وکارهای اینترنتی نیز می‌توان به عدم امکان کنترل کامل حسابداران موردنظر در فرایندهای حسابداری اشاره نمود.

منابع:

https://www.shopify.com/blog/ecommerce-accounting

https://smallbusiness.chron.com/accountant-vs-accounting-firm-10175.html