نرم افزار حسابداری چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

نرم افزار حسابداری چیست؟ صاحبان مشاغل به دنبال سر و سامان بخشیدن به فعالیت‌های مالی خود هستند و می‌خواهند میزان سود و زیان هریک از محصولات و خدمات را شناسایی کنند، اطلاع درستی از میزان بدهی‌ها و سررسید چک‌های خود داشته باشند، مشتریان وفادار و سودآور خود را شناسایی کرده و خدمات متفاوتی را به آنان ارائه دهند. همچنین سخت‌گیری‌های سازمان امور مالیاتی باعث شده است تا حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک هم اقدام به استخدام حسابدار و تنظیم اسناد حسابداری کنند.

 یکی از آسان ترین راه‌ها برای انجام امور حسابداری، استفاده از نرم افزار های حسابداری است که در این مقاله قصد داریم به تشریح این مسئله بپردازیم که “نرم افزار حسابداری چیست؟ چه مزایایی دارد و چگونه می‌توانیم یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟”

نرم افزار حسابداری چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

حسابداران و یا صاحبان مشاغل برای انجام فعالیت‌های حسابداری نیاز به یک نرم افزار حسابداری متناسب با نیازهای شغلی خود دارند. گروه نرم افزاری محک دارای طیف گسترده‌ای از نرم افزار های حسابداری تخصصی است که با هدف ساده کردن فعالیت‌های حسابداری طراحی و تولید شده‌اند. این گروه نرم افزاری اقدام به تولید نرم افزارهای صنفی مطابق با نیاز و شرایط هر یک از اصناف نموده است تا راهکاری مناسب برای رفع نیازهای حسابداری آنان باشد. همچنین این نرم افزار ها باعث افزایش سرعت و دقت در محاسبات و کاهش خطای انسانی می‌شوند و با امکان صدور انواع گزارش، به صاحبان کسب و کار کمک می‌کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

نرم افزار حسابداری چیست؟

یک نرم افزار حسابداری داده‌های مالی و حسابداری مربوط به کلیه معاملات را در قالب‌های تعریف شده حسابداری مانند: وجه نقد، موجودی مواد و کالا، حساب دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، سود یا زیان انباشته، سرمایه، دارایی و… ثبت و ذخیره می‌کند. این نرم‌افزارها که بر پایه مفاهیم حسابداری طراحی شده‌اند به حسابداران در انجام امور حسابداری کمک می‌کنند.

نرم افزار حسابداری به نرم افزارهایی گفته می‌شود که با استفاده از آن‌ها می‌توان تمام امور جاری و تخصصی حسابداری را به شکلی ساده‌تر انجام داد. نرم افزارهای حسابداری با ارائه‌ی کاربری آسان و امکانات تخصصی شما را از حساب و کتاب‌های دفتری بی‌نیاز کرده و موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می‌شوند.

نرم افزار حسابداری چیست؟

 

نرم افزار های حسابداری با رعایت تمامی استانداردهای نهادهای نظارتی و مالیاتی مانند سازمان امور مالیاتی کل کشور، صاحبان کسب و کار و مدیران مالی را قادر می‌کنند تا انواع گزارش‌ها، صورت‌ها و اسناد مالی را از آن استخراج کنند. به طور کلی می‌توان گفت هدف از ایجاد نرم افزار های حسابداری، سامان بخشیدن به فعالیت‌ها و افزایش نظم، سرعت و دقت در ثبت معاملات مالی است.

هنوز بسیاری از افراد بر این باورند که وقتی می‌توان با وجود یک دفتر تمام اطلاعات مالی، وضعیت خرید و فروش و … را ثبت و نگه‌داری کرد، پس استفاده از نرم افزار حسابداری کاری بیهوده است و دلیلی ندارد بدانم نرم افزار حسابداری چیست و چرا باید از آن استفاده کرد، در ادامه بیشتر به این مسئله خواهیم پرداخت.

چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرد؟

امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری به یکی از بایدها و الزامات سازمان امور مالیاتی و همچنین دیگر نهادهای نظارتی تبدیل شده است، چرا که این نرم افزار ها باعث افزایش سرعت و دقت در انجام محاسبات، بازبینی و نظارت بر اسناد و صورت‌های مالی شده و در نتیجه زمان و هزینه‌ی کمتری را به سازمان ها یا کسب و کارها تحمیل میکنند.

اما در کنار الزامی بودن استفاده از آن، نرم افزار های حسابداری مزایای بی‌شماری را برای افراد به همراه دارد که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم.

1- افزایش سرعت فعالیت‌های حسابداری

بی‌تردید اولین و بارزترین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری، سرعت بخشیدن به انجام فعالیت‌های مالی و حسابداری است. بدون استفاده از این نرم افزارها حسابداران مجبورند زمان زیادی را صرف گشتن میان دفاتر و پیدا کردن اسناد مالی و انجام محاسبات ریاضی به‌صورت دستی کنند.

از وقتی رایانه به کمک بشر آمد تا با سرعت بالای خود انجام فعالیت‌ها را تسریع بخشد، روند تولید نرم افزارها رشد چشمگیری داشت.

یکی از انواع نرم افزار های مالی، نرم افزار حسابداری است که با سرعتی بسیار بالا محاسبات را انجام داده و گاهاً با فعالیت‌های خودکار، حسابداران را از انجام برخی فعالیت‌ها بی‌نیاز می‌کند. به طور مثال یک نرم افزار حسابداری قادر به صدور انواع فاکتور از جمله فاکتور رسمی (با محاسبه‌ی ارزش افزوده) و فاکتور غیر رسمی می‌باشد که شما می‌توانید با تعریف فرمول به طور خودکار برای تمام فروش‌های خود فاکتور مورد نظر را صادر کرده و از محاسبه‌ی ارزش افزوده به‌صورت دستی خودداری کنید.

2- دقت بیشتر در محاسبات

دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی بسیار بیشتر از انسان است. حتماً برایتان پیش آمده است که چندین بار فاکتورها را بررسی کرده و شاهد مغایرت‌هایی بودید. وجود یک خطا در فرآیند های مالی دردسرهای زیادی را برای کسب و کار شما به هنگام حسابرسی های مالیاتی به همراه دارد. اما نرم افزار حسابداری با استفاده از توان محاسباتی کامپیوتری، دقت در انجام محاسبات را به میزان زیادی افزایش داده و خطا در آن را به حداقل رسانده است.

دقت بیشتر در محاسبات

 

ناگفته نماند که هر نرم افزار حسابداری این قابلیت‌ها را نداشته و به دلیل ضعف در برنامه نویسی ممکن است خطاهایی در انجام محاسبات داشته باشد؛ بنابراین باید در انتخاب نرم افزار حسابداری خود دقت زیادی به خرج دهید.

3- سهولت دسترسی به اطلاعات و نظارت بر آن

قبل از ابداع و همه‌گیری نرم افزار های حسابداری، صاحبان کسب و کار و حسابداران شاهد حجم وسیعی از دفاتر مالی سال‌های گذشته، اسناد حسابداری و… بودند که برای پیدا کردن یک سند حسابداری مجبور بودن همه‌ی اسناد رو مجدداً بررسی کنند. اما با استفاده از فیلترهای موجود در نرم افزار حسابداری فقط کافی است تاریخ یا اسم فاکتور یا اطلاعات دیگر را به نرم افزار داده و فاکتور مورد نظر خود را مشاهده کنید. همچنین به‌راحتی می‌توانید صورت‌های مالی سال‌های گذشته را به تفکیک ملاحظه نمایید.

از دیگر مزیت هایی که سهولت دسترسی به اطلاعات برای شما فراهم می‌کند، امکان نظارت بر فعالیت‌ها و فرآیندهای مالی و صرفه جویی در وقت است.

4- تسهیل گزارش‌گیری

یک نرم افزار حسابداری کارآمد امکان صدور گزارش‌های متنوع مالی را برای شما فراهم می‌کند، درحالی‌که تهیه این گزارش‌ها به‌صورت دستی مستلزم صرف زمان زیاد است. به طور مثال: گزارش‌هایی از خرید و فروش‌های انجام شده، نقدینگی، هزینه‌ها، موجودی کالا، وضعیت چک‌ها و حساب‌های دریافتنی، صورت معاملات فصلی، مالیات بر ارزش افزوده و … را در کمترین زمان ممکن در اختیارتان قرار می‌دهد تا بتوانید بهترین تصمیم‌ها و برنامه‌ریزی‌ها را داشته باشید و کسب‌وکار خود را بهتر مدیریت کنید.

5- افزایش امنیت اسناد مالی

در اینجا بهتر است به مهم‌ترین دلیل افراد برای عدم استفاده از نرم افزار حسابداری بپردازیم. بسیاری از افراد معتقدند وقتی می‌توانم همه‌ی اطلاعات را در دفاتر ثبت کنم چه نیازی به نرم افزار حسابداری دارم؟

بله، این باور کاملاً درست است! گاهی افراد هوش و توانایی مالی زیادی در انجام محاسبات دارند و به این دلیل خود را بی‌نیاز از استفاده از این‌گونه نرم افزارها می‌دانند. اما آیا در مواقعی مثل آتش سوزی، سرقت و… هم این باور صادق است؟ اگر گزارش تمام اسناد حسابداری از بین رفته‌ی خود را در جایی غیر از دفاتر مکتوب می‌کردید بهتر نبود؟

 

افزایش امنیت اسناد مالی

 

بیشترین مزیتی که نرم افزار حسابداری می‌تواند برای شما داشته باشد همین تأمین امنیت اطلاعات مالی است که قابلیت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف فراهم می‌کند.

برخی از نرم افزارهای حسابداری با بهره‌گیری از فناوری فضای ابری امکان ذخیره سازی اطلاعات در این فضا را نیز فراهم کرده‌اند و با تعریف سطح دسترسی و رمزگذاری مناسب، دسترسی به این اطلاعات را برای سایر کاربران محدود می‌کنند.

6- کاهش هزینه‌ها

ازآنجایی‌که یک نرم افزار حسابداری بخش اعظمی از فعالیت‌های مالی و حسابداری را انجام می‌دهد، هر یک از اعضای تیم حسابداری می‌تواند کار بیشتری را در مدت زمان کوتاه‌تر و با سهولت بیشتری انجام دهد. در نتیجه شما از به‌کارگیری نیروی انسانی مازاد بی‌نیاز شده و دیگر مجبور به استخدام چندین نفر کارشناس مالی تحت عناوین: کمک حسابدار، کارشناس حسابداری، کارشناس ارشد حسابداری، مدیر مالی و… برای انجام کارها نخواهید بود.

نیروی انسانی علاوه بر حقوق ماهانه، هزینه‌هایی از قبیل: بیمه، عیدی و سنوات را به شرکت تحمیل می‌کند؛ بنابراین با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب و کاهش نیروی انسانی مازاد می‌توانید در مخارج اداری شرکت صرفه جویی کنید.

7- محاسبه‌ی میزان مالیات

اشخاص حقیقی تا پایان خرداد ماه و اشخاص حقوقی تا پایان تیر ماه هر سال موظف‌اند اظهارنامه‌ی مالیاتی خود را جهت رسیدگی به سازمان امور دارایی کل کشور تحویل دهند. همچنین این اداره گزارش‌های دیگری مانند مالیات بر ارزش افزوده، صورت معاملات فصلی و … را از مؤدیان دریافت می‌کند. حسابداران گاهاً زمان زیادی را صرف تهیه‌ی این گزارش‌ها و اظهارنامه‌ها می‌کنند و یا اشخاص و صاحبان کسب و کار که دانش حسابداری ندارند اقدام به استخدام حسابدار جهت رسیدگی به امور می‌کنند. اما یک نرم افزار حسابداری می‌تواند پاسخگوی نیاز این اشخاص بوده و به محاسبه‌ی انواع صورت‌های مالی بپردازد.

 

انواع نرم افزار حسابداری چیست؟

حال که با نرم افزار حسابداری و دلایل استفاده از آن آشنا شدیم وقت آن است که به توضیح درباره‌ی انواع نرم افزار های حسابداری بپردازیم تا بتوانید نرم افزار مناسب با کسب و کار خود را تهیه کنید.

نرم افزارهای حسابداری برحسب نوع کسب و کار، فعالیت مشاغل و شرکت‌های مختلف به انواع گوناگونی تقسیم می‌شوند. هر کسب و کار و سازمانی نیاز خاص خود را دارد که باید در طراحی نرم افزار حسابداری لحاظ شود.

به طور مثال سازمان‌ها و شرکت‌ها دارای فعالیت‌های متفاوتی نسبت به فروشگاه‌ها و مراکز تولیدی و خدماتی هستند پس باید نرم افزاری متناسب با نوع فعالیت هر یک (فروشگاهی، تولیدی، خدماتی – شرکتی و صنفی) طراحی و تولید شود تا پاسخگوی نیاز آن کسب و کار بوده و صاحبان مشاغل بتوانند اقدام به تنظیم سند و فاکتور و عملیات حسابداری خود نماید.

گروه نرم افزاری محک در جهت رفع نیازهای مالی و حسابداری کسب و کارها اقدام به ارائه دو نوع بسته‌ی نرم افزاری با نام های عمومی و تجاری کرده است که سری عمومی مخصوص کسب و کارهای کوچک و متوسط و سری تجاری مخصوص کسب و کارهای متوسط رو به بالا و بزرگ می‌باشد. همچنین نرم افزار حسابداری سری عمومی محک در 3 سطح و نرم افزار حسابداری سری تجاری محک در 4 سطح عرضه شده است که هر سطح دارای قابلیت‌های منحصر به فردی است.

1- نرم افزار حسابداری فروشگاهی

فروشگاه‌ها به فروش کالاهای مختلف با قیمت‌ها و ویژگی‌های متفاوت می‌پردازند و دارای عملیات اجرایی فراوانی هستند؛ بنابراین باید اطلاعات تمام محصولات فروش رفته، سود حاصل از هر فروش و … را ثبت و ذخیره سازی کنند. به دلیل امکانات بسیار و رضایت کاربران می‌توان این نرم افزار را یکی از بهترین نرم افزار های حسابداری فروشگاهی به‌حساب آورد که در مقاله‌ای با عنوان نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک بیشتر به آن پرداختیم.

2- نرم افزار حسابداری تولیدی

تولیدکنندگان برای تولید و فروش محصولات خود با مفاهیم مهمی از جمله: موجودی مواد اولیه، تعریف فرمول تولید، بهای تمام شده کالای آماده فروش، هزینه‌ی نگهداری و انبارداری، هزینه‌های خارج از تولید، موجودی انبار و … روبه‌رو هستند. در نرم افزار حسابداری تولیدی محک برای هر یک از موارد گفته شده آیتمی جداگانه جهت سهولت استفاده کاربران قرار گرفته است. این نرم افزار نیز در دو سری عمومی و تجاری و در سطح‌های مختلف موجود می‌باشد. جهت کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به مقاله‌ی نرم افزار حسابداری تولیدی محک مراجعه کنید.

3- نرم افزار حسابداری خدماتی – شرکتی

شرکت‌ها و مراکز خدماتی دغدغه‌هایی از جنس: عملیات بازرگانی، عملیات حسابداری مالی، انبارداری تکمیلی، سیستم حقوق و دستمزد پرسنل، سیستم پروژه‌ها، وجود شعبه یا شرکت مضاعف، سیستم دارایی ثابت، اتوماسیون اداری و … دارند که در نرم افزار حسابداری خدماتی – شرکتی محک به تمامی این دغدغه‌ها به درستی پاسخ داده شده است. این نرم افزار در دو سری عمومی و تجاری و در سطح‌های مختلف ارائه شده است که شما می‌توانید با توجه به نیاز کسب و کارتان سری و سطح مناسب خود را انتخاب کنید. در این خصوص بهتر است به مقاله‌ی منتشر شده درباره نرم افزار حسابداری خدماتی -شرکتی محک رجوع کنید.

4- نرم افزار حسابداری صنفی

اصناف مختلف دارای نیازها و دغدغه‌های منحصر به فردی هستند به طور مثال یک عینک فروشی دارای چندین ویترین است که باید به طور دقیق آمار موجودی هر ویترین، میزان فروش هر یک و فروشنده‌ی آن را داشته باشد ولی یک ابزارآلات فروشی به نرم افزار حسابداری نیاز دارد که بتواند آمار فروش ابزار و قطعات خرد و کوچکی که در مغازه موجود است را نیز محاسبه کرده و امکان ثبت سریالی قطعات و تاریخ شروع و پایان گارانتی ابزارها را نیز داشته باشد.

بنابراین ما در گروه نرم افزار حسابداری محک با توجه به نیاز هر صنف اقدام به تولید نرم افزارهای حسابداری صنفی نموده‌ایم که با مراجعه به صفحه‌ی محصولات محک می‌توانید نرم افزار صنفی مناسب خود را مشاهده و اقدام به خرید آن کنید.

5- صندوق مکانیزه فروش

مجموعه‌ی محک یک شرکت نرم افزاری است که در کنار ارائه‌ی خدمات نرم‌افزاری، خدمات سخت‌افزاری نیز ارائه می‌دهد که یکی از این خدمات سخت‌افزاری، صندوق مکانیزه فروش است. این صندوق یک سامانه‌ی الکترونیکی است که اقدامات مربوط به ثبت خرید، محاسبه‌ی خودکار هزینه، صدور فاکتور فروش و کسر کالا از موجودی انبار را به‌صورت هم‌زمان و در هنگام خرید مشتری انجام می‌دهد.

 

صندوق مکانیزه فروش

 

صندوق مکانیزه فروش به‌صورت یک رایانه‌ی رومیزی و تمام لمسی می‌باشد که صاحبان کسب و کار می‌توانند آن را بر روی پیشخوان قرار داده و از امکانات مختلف آن استفاده کنند.

6- نرم افزار حسابداری شخصی یا کیف پول محک

هر فردی نیاز دارد تا درآمد ماهیانه خود را مدیریت کند و آمار درستی از مخارج و هزینه‌های خود داشته باشد. در این راستا گروه نرم افزار حسابداری محک اقدام به طراحی و تولید کیف پول محک کرده است تا هر فردی با هر سطح دانشی بتواند درآمد و مخارج خود را مدیریت کند. کیف پول محک نیز مانند سایر نرم افزار های حسابداری این گروه دارای پشتیبانی ویژه می‌باشد وبا توجه به نیازها و پیشنهادات کاربران، به‌روزرسانی می‌شود. قابلیت استفاده از این نرم افزار در سیستم عامل‌های اندروید و IOS  وجود دارد.

 

بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

بعد از اینکه فهمیدیم نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردهایی دارد وقت آن است که نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنیم.

یک نرم افزار حسابداری خوب باید علاوه بر ارائه‌ی امکانات تخصصی حسابداری و امکانات مورد نیاز مشاغل، ویژگی هایی از قبیل: سرعت بالا در انجام فرآیندهای حسابداری (هنگ نکردن)، محیط کاربری آسان، امنیت بالا، قابلیت ارتقا و به روز رسانی، پشتیبانی و … داشته باشد.

بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

محیط کاربری آسان نرم‌افزارهای حسابداری محک باعث شده است تا صاحبان کسب و کار و افرادی که دانش حسابداری ندارند به‌راحتی بتوانند اطلاعات مالی خود را در نرم‌افزار ثبت و تحلیل کنند. این نرم افزار کار را برای حسابداران آسان کرده است زیرا به طور اتوماتیک تمامی فاکتورهای فروش شما را به سند حسابداری تبدیل می‌کند.

اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب چیست؟

یک نرم افزار حسابداری خوب، دست راست شما در انجام بسیاری از امور شغلی‌تان است. نرم افزاری که امکان خرید و فروش نقدی و قسطی، یادآوری اقساط و چک‌ها، هشدار دهنده‌ی کسری موجودی کالا، انبارگردانی خودکار، صدور انواع فاکتور، ارسال پیامک به مشتریان، دسته بندی محصولات بر اساس پر سود ترین ها یا پرطرفدارترین ها و بسیاری از امکانات دیگر را برای شما فراهم می‌کند بی شک بهترین نرم افزار حسابداری است که شما می‌توانید تهیه کنید.

نرم افزار حسابداری محک علاوه بر امکانات بالا، امکانات تخصصی ویژه‌ای را نیز برای کاربران فراهم کرده است، جهت کسب اطلاعات بیشتر و یا مشاوره می‌توانید با کارشناسان گروه نرم افزار حسابداری محک تماس حاصل کنید.